Сіздің бухгалтеріңізге салықтық құжаттарды жіберудің ең қауіпсіз әдісі

by Уильям Перез

Электрондық поштаны пайдалану үшін шабуылға қарсы тұрыңыз

Интернеттің ғасырларында салық төлеу уақытында адамдарға қолайсыз қашықтықта болуы мүмкін мамандар мен бухгалтерлердің көмегіне жүгінуге болады. Қажетті ақпаратты электрондық поштамен жөнелту оңай емес, бірақ бұл жақсы идея емес.

Салық құжаттары Сіздің сертификатталған жария бухгалтеріңізге, тіркелген агентіңізге немесе басқа салық қызметкерлеріне ең қауіпсіз және сенімді түрде жеткізілетініне көз жеткізуіңіз керек. Салық құжаттары сіздің аты-жөніңіз, мекен-жайыңыз, сізге және сіздің туыстарыңызға арналған Әлеуметтік сақтандыру нөмірлеріне, сіз қанша ақша табуыңызға және сіз қайда орналасқаныңызға қатысты өте құпия ақпаратпен қамтамасыз етеді. Және бұл жай ғана бастаушылар үшін. Егер бұл деректер қате қолдарға түссе, сіз өзіңізді ұрлаудың құрбаны бола аласыз.

Төменде сіздің құжаттарыңыз бен деректеріңіздің тағайындалған пунктіне сәйкес келмейтініне сенімді болу үшін бірнеше кеңестер берілген.

2018 жылдың қаңтар айында Беверли Бирд жаңартылды

01 Тізімді жасаңыз

Барлық W-2s , 1099s және басқа салықтық құжаттардың тізімін жасаңыз. Бұл екі нәрсені орындайды: Сіз өзіңіздің бухгалтеріңізге не жібергеніңізді білесіз, ал егер бірдеңе жоғалса және екінші жағына келмесе, не екенін анықтауға болады. Сондай-ақ келесі жылдың салықтық дайындықына арналған бақылау тізімінің басталуы болады.

02 Сақтық көшірме жасау көшірмелерін жасаңыз

Салық құжаттарының нақты қағаз көшірмелерін жіберіп жатсаңыз, өзіңізге жақсылық жасаңыз және оларды алдымен көшіріңіз. Осылайша, сіз шынымен жоғалтқаны туралы маңызды ақпаратсыз болмайсыз. Оларды көшіруге немесе оларды кескінге немесе PDF файлдарына сканерлеуге, содан кейін оларды компьютерде және флеш-дискке қосымша сақтық ретінде сақтауға болады. Алайда сіз мұны жасайсыз, құжаттарды бухгалтеріңізге жібермес бұрын сақтық көшірменің бар екеніне көз жеткізіңіз.

03 Үздік нұсқа - қолды жеткізу

Шпион фильмнің дұрыс уақытында дұрыс адамға жеткізілуін қаласа, ол оны жеке-жеке жеткізеді. Ол оны ұстап қалу мүмкіндігін қабылдамайды.

Сіз бұл ескі мектеп тактикасын сіз үшін жұмыс істеуге жұмсай аласыз, егер мүмкін болса, сіздің салықтық құжаттарыңызды бухгалтеріңізге жеткізу. Ең болмағанда, оның көмекшісіне, хатшысына, тіркеу бөлімшесіне немесе басқа офис қызметкерлеріне тапсырыңыз. Бұл олардың жіберілуінде жоғалып кету қаупін жояды немесе құлақшалар ұстайды.

04 Құжаттарды жіберу

Пошта жеткізу өте қауіпсіз және, егер сіз Филадельфияда тұрсаңыз және сіздің бухгалтеріңіз Питтсборда орналасқан болса, екінші нұсқаңыз болуы мүмкін, сондықтан қол жеткізілім тек қана опция емес.

Құжаттарыңыз конвертте оралғандықтан, кездейсоқ тыңдаудан қорғалған. Біреудің поштасын ашу, кем дегенде, АҚШ-та қылмыс болып табылады, алайда бұл анықталған қылмыскерге кедергі келтірмеуі мүмкін, кем дегенде құқық бұзушыларды жазалау туралы заңдар бар.

Айта кететін жайт, құжаттар хаттарда жоғалып немесе бүлініп кетуі мүмкін, сондықтан түпнұсқадан емес, сіз жасаған көшірмелердің көшірмесін жіберуге болады. Жеткізудің немесе қолтаңбаның растауының кейбір түрлерін пайдалануды немесе АҚШ Пошталық қызметін толықтай айналып өтіп, Federal Express немесе UPS сияқты жеткізу қызметін пайдаланыңыз.

05 Құжаттарды факспен жіберу

Бухгалтеріңізге құжаттарды факс жіберу оларды жылдам жеткізу тәсілі болуы мүмкін және ол салыстырмалы түрде қауіпсіз болып табылады. Есепшының телефон желісі табылмаса, сіздің беруіңізді ұрлаушылардың ұрлануына жол бермеу мүмкіндігі жақсы. Бірақ сізде факс нөмірінің дұрыс екеніне сенімді болыңыз.

Бірнеше қысқартулар бар. Факспен жіберілген құжаттар кейде қиын оқи алады, салық төлеушінің соңғы істегісі - сандықтың алты немесе сегізі ме, жоқ па, немесе сізді іздеу үшін қосымша уақытты алу. Факс жіберу бірнеше бетті жөнелту қажет болса, жақсы жұмыс істейді. Ұзақ құжаттар үшін және әсіресе беттің екі жағында да ақпарат бар құжаттар үшін факс жіберу ең жақсы шешім болмауы мүмкін.

06 Электрондық поштаны пайдалану керек болса ...

Электрондық пошта ыңғайлы және жылдам, бірақ ол ашықхат ретінде әлдеқайда көп қауіпсіздік туралы ұсына алады. Сақтық шараларын қабылдамасаңыз, кез келген желі тасымалдаушысы электрондық поштаңыздың мазмұнын көре алады және тіркемелеріңізді көре алады. Олар назар аударып жатса да, мазмұнды қадағалап отырса да, бұл жерде әлеует бар.

Есепшіңіз LeapFile сияқты қауіпсіз файл алмасу бағдарламасын пайдаланатынын тексеріңіз. Көптеген адамдар, Чип Чапеллидің айтуынша, Массачусетс провинциясында орналасқан бухгалтер және бұл ойын ауыстырғыш болуы мүмкін.

Кем дегенде, салық құжаттарыңызды құпия сөзбен қорғалған DOC, PDF немесе ZIP файлдары сияқты шифрланған қаптамаға орналастырыңыз. «Барлығын PDF-ге сканерлеп, содан кейін құпия сөзді қорғайды», - дейді Капелли. Ешқашан жеке сақталмағыңыз келетін ақпаратты, мысалы, Әлеуметтік қамсыздандыру нөмірін, электрондық пошта хабарының мәтінінде кәдімгі мәтін ретінде жібермеңіз. Егер сіз кездейсоқ хабарды дұрыс емес мекенжайға жіберсеңіз немесе электрондық поштаңыз сканерленсе және қызмет провайдеріңіз жинаған деректер болса не болады? Салықтық құжаттарды қорғау үшін сақтық шараларын қолдану Сіздің қаржыңызды қорғауға көмектеседі.

Егер жамандық жаман болса

Ең жақсы күш-жігеріңізге қарамастан, сіз өзіңізге қауіп төндіргендігіңізді анықтап алсаңыз, Ішкі табыстар қызметіне хабарласыңыз. Шындығында, IRS-мен хабарласуыңызға болады, егер сіз тіпті өзіңізге қауіп төндірген деп ойласаңыз, IRS зерттейтін болады. Салықтық алаяқтық немесе осы сипаттағы күдікті алаяқтық туралы хабарлау үшін 10439 нысанын жіберіңіз. IRS веб-сайтындағы пішінге сіз поштаға немесе факспен қайда жіберуге болатыны туралы ақпаратты қоса аласыз.